電話対応の外注について

個人経営の仕事をしている人は、雑用や電話対応なども全て自分でこなします。常にオフィスで仕事をしているなら、これも可能ですが、営業や外出が多くオフィスを留守にする場合、取引先から電話があった時、留守電があれば簡単な用件は伝えられますが、重要な話はできません。

こういう時電話番や留守番をしてくれる人が居ればいいのですが、人を雇うと人件費がかかるので簡単ではありません。携帯にかけてもらえば、外出先でも電話に出られますが、会議中や商談中は電話に出られないため、これもデメリットがあります。

こういう問題を解決する一つの案として、電話対応を外注するという方法があります。オフィスを留守にしている間も、電話代行サービスをしている会社に依頼すれば、電話を転送して秘書代わりをしてくれます。オフィスに人を呼ぶ必要はなく、電話を転送するよう設定するだけだから、人件費も秘書を1人雇うより安く済みます。

電話代行サービスを担当する秘書役の人は、電話対応の仕方も訓練を受けていますので、安心して任せられます。かかってきた電話は、後でまとめて知らせてもらう事もできますし、必要に応じてその都度知らせてもらう事もできます。簡単に人を雇えない個人経営者でも、人件費を節約できて、さらに留守中の電話にも対応してもらえるというとても便利なサービスです。

電話に出る時は、自分の会社名を名乗るので、電話代行サービスを利用している事は相手にはわからないようになっています。

電話代行のメリット・デメリット

電話代行サービスを利用するメリットは多いですが、時にデメリットになる部分もあります。電話対応を外注する際のメリットとデメリットを紹介します。

メリットは電話番や秘書を1人雇用する事に比べて、人件費が節約できる事です。留守中の電話応対という内容は同じでも、かかる費用は電話代行サービスの方が安く済みます。オペレーターは、電話応対についてきちんと教育や訓練を受けている人が多いから、一から教える必要もなく、丁寧な応対をしてくれます。業種によっては、電話対応にも専門的な知識が必要になる事もありますが、専門的な分野に対応できるオペレーターも希望できます。

ずっとではないが、繁忙期だけ電話対応をして欲しいというような時は、短期契約ができます。普段はオフィスで仕事をしているが、繁忙期は留守になりがちというような場合、1人雇うよりも、電話代行サービスに短期間だけ依頼すれば、費用も安く済みます。

専門的な知識を持ったオペレーターが対応すれば安心して任せられますが、こういう場合はオプションを追加するので、少し費用が高くなります。丁寧な対応でも、相手によっては不快に思い、会社にクレームを受ける事もあります。こういったメリットとデメリットを理解しておく事が大切です。

電話代行会社選びのコツ

留守中の電話対応を外注するにあたり、電話代行サービスを選ぶ時のポイントはいくつかあります。サービス内容は各電話代行サービスにより異なりますが、基本料金に含まれるサービスと、オプションで追加するサービスがある場合、必要なサービスがオプションだと追加料金が発生します。料金も会社により異なりますが、自分の会社にとって必要なサービスが基本料金で賄えるかどうかも確認します。

電話代行サービスにもいくつかのプランがあって、プランによってもサービス内容は違います。当然ですが、サービス内容が充実しているほど料金はアップしますが、それが必要なサービスであるかどうかも重要です。使わないサービスはあっても意味がないからです。

留守中にも電話対応をしてもらえるのは安心ですが、相手には電話代行サービスとはわからないため、自分の会社の窓口となるわけです。この場合きちんとした対応をしてくれるのか不安に思うこともあります。こういう場合は、自分や知人が電話をかけ確認する事もできます。すぐ依頼するのが不安な場合は、1ヶ月間のお試し期間を設定しているところなら、気軽に試せます。またお試し期間を終え、対応に不満がある場合は料金を取らないなど、保証があるところもオススメです。

サービス内容は?

電話対応を外注する場合に利用する、電話代行サービスは、会社によりサービス内容が異なります。電話代行サービスを利用する場合は、自分の会社に必要なサービスがあるかどうかも確認しておきます。一般的にあると便利なサービスをいくつか紹介します。

留守中に電話対応をする場合、どこの誰からの電話だった事以外に、伝言を頼まれる事もあります。こういう場合は伝言もきちんと聞き伝えてくれます。一時的な外出ではなく、出張などの長期不在の場合は、その旨を説明し、折り返し電話ができる日や時間を伝える事もできます。

かかってきた電話は、その都度メールで知らせてもらう事ができます。個人経営でも社員が数人いて、皆が外出するような場合は、担当者ごとのメール連絡、一括でまとめてメールで知らせるなど細かい設定もあります。

会社やオフィスにかかってくる電話は、仕事関連のものだけとは限りません。中にはセールスや勧誘の電話もあります。電話代行サービスによっては、コールカウントを設定しており、それにより料金が変わる事もあります。セールスや勧誘は会社にとって不要な電話ですから、こういう場合はカウントしないなど柔軟な対応もあると便利です。いろいろなサービスがあるので、内容をよく確認します。